Penulisan Pesan Email Dalam Bahasa Inggris

Email adalah cara pengiriman surat dalam bentuk digital melalui jaringan internet. Hanya dengan berbekal laptop, komputer, atau telepon pintar, kita bisa mengirimkan email dengan lampiran data yang juga berbentuk digital tanpa perlu menggerakkan badan sama sekali. Metode yang sangat mudah ini tentu jauh berbeda jika dibandingkan dengan cara konvensional. Selain itu, berbagai manfaat dari jasa ini bisa dinikmati karena kita dapat memanfaatkannya sesuai dengan kebutuhan seperti untuk keperluan mengirim surat lamaran, media promosi dan pengajuan beasiswa atau hal hal yang berhubungan dengan pekerjaan/bisnis. Untuk mendapatkan manfaat dari penggunaan email, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yang berhubungan dengan penggunaan Bahasa ketika kita menulis email untuk tujuan bisnis

Kegiatan korespondensi dengan bantuan email saat ini banyak dimanfaatkan oleh berbagai kalangan karena kemudahan dan kecepatan sampai pada penerimanya. Dalam korespondensi email bahasa Inggris, misalnya, standarisasi penulisan memiliki petunjuk serta panduan agar isi pesan disesuaikan dengan target yang akan disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerimanya. Sesuai dengan peruntukannya, berikut ini ada beberapa poin yang perlu dipahami dalam kegiatan menulis email. 

Tata letak (layout) pada surat elektronik memiliki beberapa jenis. Pada bagian ini poin poin yang tersedia diantaranya informasi di bagian atas (header information), yaitu c.c. (carbon copies) dan b.c.c. (blind carbon copies). Berikutnya, lampiran (attachment) yaitu bagian tambahan informasi yang dilampirkan dalam bentuk kata, excel, foto, audio, video atau info graphis lainnya. Isi pesan (Text message), adalah bagian utama dari isi pesan yang akan disampaikan untuk penerimanya dan diakhiri dengan tanda tangan (signature). Selanjutnya kita bisa melihat tampilan bentuk email yang membantu kita menyiapkan surat sehingga tata letaknya sesuai dengan sistematika penulisan dan pesan yang terkirim dapat dipahami.

Panduan lain yang juga perlu diperhatikan oleh kita adalah gaya penulisan (style) dalam menulis surat dengan menggunakan fasilitas email. Perlu diketahui, email adalah jenis surat yang ditulis secara singkat dan fokus pada topik yang dibahas, serta beberapa prinsip penulisan lain sebaiknya diperhatikan. Seperti dalam penulisan surat dan fax, maka gaya penulisan dalam email pun diawali dengan salam pembuka (salutation). Gunakan tata bahasa (grammar), ejaan (spelling), huruf besar (capital) dan tanda baca (punctuation) yang benar.  Perlu diperhatikan pula untuk menghindari penulisan kata-kata dengan huruf besar (capital) karena dapat memberi efek negatif atau meneriaki pembacanya. Terakhir, sebelum mengirim pesan, sebaiknya periksa kembali pesan tulisan yang akan disampaikan untuk penerimanya sama seperti Ketika kita menulis surat biasa dan fax. Singkatan (email abbreviations) seperti TLAs (three-letter acronyms) dalam penulisan email juga sudah biasa diterapkan dan dipahami agar isi tulisan tetap singkat dan jelas. Contoh contoh berikut ini yang biasa digunakan dalam email dan tidak digunakan dalam surat atau fax. A F A I K (as far as I know), B F N (bye for now), B T W (by the way), C F B (close for business), F Y I (for your information), I O W (in other words), N R N (no reply necessary), O T O H (on the other hand). Emoticon tersebut mewakili emosi penulis yang tidak tertulis. Contoh contohnya, 🙂 a smile, 🙁 a frown, 😉 a wink. Kombinasi kata dan emosi (Emoticon) atau disebut juga smileys yang digunakan hanya dalam penulisan email yang tidak resmi (informal email correspondence). Secara umum, Emoticon dan smileys tidak digunakan dalam email pekerjaan atau bisnis.

Penggunaan bahasa (Language) dalam penulisan email sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini. Sederhana (Simplicity) adalah bagian isi surat yang fokus pada inti pesan. Isi nya yang tidak bertele-tele memberikan kemudahan pembaca untuk memahami pesan dalam waktu singkat. Kemudian, Sopan santun (courtesy) adalah etika yang harus diaplikasikan dalam menulis surat untuk menjaga hubungan di antara kedua belah pihak. Penggunaan kosakata atau ungkapan yang baik dan rasional bertujuan untuk menjaga keutuhan isi pesan dan nada yang disampaikan tidak terkesan menyombongkan diri. 

Format penulisan email secara umum meliputi; pendahuluan (introduction), isi (body of the text) dan kesimpulan (conclusion). Ada beberapa model kalimat pembuka dalam email dan selalu didahului dengan salam; seperti Dear Mr/Mrs/Ms (surname of the recipient, e.g. Mr Black) atau Dear Sir/Madam (if you don’t know the name of the recipient) or more generally ‘To whom it may concern’. Setelah membuka dengan kalimat sapaan, kita dapat melanjutkannya dengan menyampaikan maksud kita menulis email, seperti; I am writing with regard to… (email subject) / I am writing in connection with… (email subject) / I am writing in reference to… Jika kita menulis email untuk menyampaikan informasi maka kalimat yang bisa kita ungkapkan seperti, I am writing to let you know… / I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news) / I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news). Jika kita menjawab email pun dapat menyampaikannya seperti ini; I am writing in response to… / I am writing in reply to… / I am writing to thank you for… (if you need to thank the recipient). Selanjutnya, berdasarkan isi pesan (body text) yang akan kita kirimkan, ada beberapa contoh kalimat untuk mengakhiri surat, yaitu; I look forward to hearing from you soon / Thank you in advance / For further information, please do not hesitate to contact me / Please let me know if you have any questions / Thanks for your attention. Di bagian kesimpulan (conclusion), ada beberapa cara umum untuk menuliskannya; Best regards / Kind regards / Yours faithfully (if you began the email with ‘Dear Sir/Madam’ because you don’t know the name of the recipient) / Yours sincerely (if you began the email with ‘Dear Mr/Mrs/Ms + surname) / Regards.

Kegunaan surat menyurat sudah menjadi bagian dari komunikasi dua arah. Pesan yang disampaikan pun memiliki gaya dan tujuan yang berbeda dan disesuaikan dengan maksud dan sasaran yang dituju. Hal-hal yang perlu diingat yang berhubungan dengan email adalah sebagai berikut. Email adalah cara mengirim surat elektronik yang cepat dan efektif tetapi ada bagian di mana surat melalui pos lebih baik pada surat pribadi, rahasia dan bersifat legal. Terakhir, penggunaan three-letter acronyms (TLA’s) sebaiknya digunakan singkatan singkatan yang sudah familiar dipahami oleh si penerima pesan agar isi pesan utuh dan tersampaikan dengan baik. 

Ala bisa karena biasa. Sama seperti keterampilan berbicara (speaking), maka kemampuan tulis menulis (writing) yang berhubungan dengan surat menyurat (correspondence) pun perlu dilatih dan terus dipraktekkan karena menyangkut sisi gaya penulisannya. Anda dapat bergabung bersama National English Centre (NEC) untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan anda di bidang menulis (receptive skill). 

Leave a Reply