Di era modern sekarang, batasan wilayah komunikasi yang luas rasanya tidak menjadi hal yang susah untuk dilakukan karena komunikasi digital baik itu menggunakan aplikasi pesan maupun surat elektronik menjadi bagian dari kehidupan sehari hari maupun dalam pekerjaan kita. Surat elektronik atau email biasanya digunakan untuk berkomunikasi di dunia bisnis atau dunia kerja, meskipun ada juga yang menggunakan email untuk berkomunikasi dengan orang yang baru dikenal, misal dengan teman baru yang berbeda negara.
Di artikel kali ini, kita akan membahas tentang bagaimana caranya menulis email menggunakan bahasa Inggris. Berikut ini beberapa hal yang harus kamu perhatikan ketika menulis email menggunakan bahasa Inggris.
- Formal atau Informal
Sebelum menulis email, kamu harus mengetahui terlebih dahulu siapa receiver atau penerima email yang kamu tulis, apakah individu atau institusi. Kamu juga perlu mengetahui tujuan penulisan email yang kamu kirim, seperti memberi kabar, melamar pekerjaan, memesan barang yang akan kamu beli atau menanyakan informasi tentang sebuah produk misalnya. Dengan mengetahui siapa penerimanya dan tujuan penulisan email, kamu kemudian menentukan jenis email yang kamu tulis, apakah penulisannya formal atau informal. Email yang kamu kirim ke teman kamu atau ke seseorang yang sudah kamu kenal sebelumnya, biasanya lebih bersifat informal, sementara email yang kamu kirim ke sebuah institusi atau seseorang yang kamu belum kenal, biasanya lebih bersifat formal penulisanya. Biasanya email ditulis menggunakan susunan bahasa yang formal karena penggunaanya lebih banyak untuk surat menyurat dalam dunia kerja. Berikut ini beberapa contoh formal dan informal email:
| Formal | Informal |
| Email untuk pelanggan atau customer | Email berisikan ucapan selamat ulang tahun untuk teman |
| Email untuk melamar pekerjaan | Email untuk teman kerja |
| Email untuk pemberitahuan ke atasan | Undangan untuk pertemuan sosial (gathering) |
| Email untuk komplain terhadap produk | Email rekomendasi produk ke teman |
| Email dari satu perusahaan ke perusahaan lain | Email untuk bergabung di kegiatan sosial |
- Susunan Penulisan dan Tanda Baca
Setelah mengetahui formal atau informal email yang akan ditulis, berikutnya kamu juga harus mengetahui susunan penulisan email dan penggunaan tanda bacanya. Ketika menulis email, ada bagian bagian yang harus diperhatikan seperti pembukaan, body email, dan penutup. Perhatikan juga apakah email yang ditulis ini formal atau informal. Seperti pada bagian pembuka misalnya, ketika menuliskan nama penerima email, kamu harus menggunakan sapaan seperti “Mr” jika penerima emailnya laki-laki, “Ms” jika penerima emailnya perempuan. Jika kamu tidak mengetahui siapa yang akan membaca email kamu, maka kamu bisa gunakan sapaan “Dear”. Berikut ini beberapa contoh penulisan nama penerima email yang bisa kamu pelajari:
- Dear Mr Anthony, (formal)
- Hi, Tim (informal)
- Dear Marketing manager,
Penggunaan tanda baca koma digunakan di akhir nama atau penerima email. Setelah itu, bagian lain yang harus kamu perhatikan adalah alasan penulisan email, penekanan poin dan penutup. Berikut adalah contoh email dengan beberapa bagian diatas:
- Ungkapan Pembuka dan Penutup Email
Penulisan ungkapan pembuka dan penutup email juga dibedakan dari formalitas jenis email yang kamu tulis. Berikut adalah contoh ungkapan pembuka dan penutup email dilihat dari formalitas jenis email.
| Formal | Informal | |
| Ungkapan pembuka | Dear Ms Taylor,Dear Sir or Madam, | Hi Tim,Hi there Tim, Morning/Afternoon/Evening Tim, Hello again Tim, |
| Ungkapan penutup | Yours sincerely, Yours faithfully,Yours truly, | Rgds, Cheers, Bye for now, See you soon, |
- KISS (Keep It Short and Simple)
Jika kamu menuliskan email untuk keperluan pekerjaan atau bisnis, maka yang harus kamu perhatikan adalah penulisan ungkapan yang tidak bertele tele atau panjang sehingga membuat pembaca merasa bosan. Meskipun dalam penulisan email yang sifatnya formal tidak diperbolehkan menggunakan singkatan, kamu bisa menuliskan ungkapan umum yang sering dipakai dalam penulisan email seperti berikut ini:
- I am writing to tell you about …
- I am contacting you to confirm that …
- This is just a short email to explain that …
- Just a quick reminder that …
- This email is to let you know that …
Perhatikan bahwa penulisan “I am” tidak disingkat menjadi “I’m”.
Tentu masih banyak sekali tips penulisan email dalam Bahasa Inggris yang belum disampaikan di artikel ini karena banyak sekali yang harus diperhatikan terkait kaidah-kaidah penulisan email menggunakan Bahasa Inggris. Kamu juga dapat bergabung bersama National English Centre (NEC) untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan kamu di bidang menulis (receptive skill). Selamat mencoba yaa..
